十月十日，周六。因为国庆调休，这一天多数单位要上班，不少人手机日历上还写着「休息」两个字。
上午九点二十，一家三百人制造企业的行政主管周敏（化名）刚坐到工位上，三条消息几乎同时弹出来。HR 的第一条是：销售岗的招聘 JD 我改了三版，老板都说不行，你帮我看看。第二条来自老板：调休的上班通知今天必须发出去，别又有人来问。第三条是生产线组长发来的：员工手册里那条请假规定，大家说看不懂。
三件事，一个上午。周敏打开文档时才发现，它们其实是同一件事——都要写字，而且都是那种写不完、写完了还要被人挑毛病的字。那为什么 HR 和行政的活，兜兜转转最后都落在「写文案」上？
三类文案，卡住的其实是三个不同的地方
第一类是招聘 JD，它卡在边界上。写细了显得要求高，写粗了招不到人；更麻烦的是，有些内容不是你想不想写的问题，而是有的法定必须写、有的法定不能写，写错一句就可能被投诉。
第二类是对内通知，它卡在顺序上。同样是「本周六正常上班、假期顺延」这一句话，先说结论还是先讲原因，员工看完的反应完全不同。
第三类是制度手册，它卡在翻译上。起草的时候看的是法条和模板，读的人却是刚入职三个月、连报销流程都还没摸清的年轻人。那手册到底该按法条写，还是按人话写？
三个卡点，对应三种不同的写法。那这三类文案，能不能用同一套提示词一次解决？不能，因为它们出错的代价不一样。下面按代价从高到低，一类一类说。
招聘 JD：先分清「必须写」「不能写」「你想写」
招聘 JD 是三类文案里唯一会直接触发法律风险的，所以先说它。
一份 JD 里的信息其实堆在三层：法定要如实告知的、法定不能出现的、以及你用来描述岗位的。三层混在一起写，是绝大多数 JD 出问题的原因。那这三层，为什么不能揉在一起写？因为它们的判断标准完全不同——一层看「有没有告诉」，一层看「有没有踩线」。
第一层是法定要告知的。《劳动合同法》第八条规定，用人单位招用劳动者时，应当如实告知工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬，以及劳动者要求了解的其他情况。这六项不是「最好写上」，而是必须让候选人知道。
第二层是法定不能出现的。人力资源社会保障部等九部门在《关于进一步规范招聘行为促进妇女就业的通知》里列了六条禁止项：不得限定性别或性别优先，不得以性别为由限制妇女求职就业，不得询问妇女婚育情况，不得将妊娠测试作为入职体检项目，不得将限制生育作为录用条件，不得差别化地提高对妇女的录用标准。
到 2024 年，人力资源社会保障部办公厅又在《关于规范招聘信息促进平等就业有关事项的通知》里把口径扩大了一圈：招聘信息中，不得限定性别或性别优先，不得限定或排除特定民族，不得限定年龄条件，以及其他与岗位职责适配性无关的限制性条件，也就是说，「三十五岁以下」「限男性」这类写法，已经不只是习惯问题。
第三层才是你想写的岗位描述。那这一层怎么写，才有人愿意投简历？
一个直接可用的结构是把它拆成三段：这个岗位为什么存在、这个人每天做什么、我们希望他具备什么。第一段回答「值不值得投」，第二段回答「我能不能干」，第三段才是筛选条件。顺序反了，候选人读到第三行就划走了。
那第八条这六项里，最容易被漏掉的是哪一项？是「职业危害」和「安全生产状况」。很多 JD 干脆不写这两项，对坐办公室的岗位问题不大，但对制造、仓储、实验室岗位，它们恰恰是候选人最需要知道的，也是日后纠纷里最容易被翻出来的部分。
把这三层分开之后，起草本身可以交给工具，校验仍然要人来做。可以先用下面这段提示词把草稿搭出来。
你是招聘 JD 起草助手。我会给你岗位名称和三条原始职责。
第一步，按「岗位存在的理由 / 每日主要工作 / 任职要求」三段输出，每段 2 到 4 句，不要形容词堆砌。
第二步，检查草稿里有没有出现性别、婚育、年龄、民族、地域等与岗位职责无关的限制性条件，
出现的逐条指出，并给出中性改写。
第三步，对照「工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬」六项，
列出缺失项，统一标注「需人工确认」，不要替我编造任何数字。它做的是把空白页变成一稿，不是把责任接过去。JD 发出去之后如果被投诉，承担后果的是单位，不是模型。
通知类文案：把结论放进第一行
对内通知是三类里最容易写、也最容易被骂的一类。
最常见的错误是把背景写在前面。像这样开头：根据上级安排，结合我司实际情况，经研究决定……读到第四行，员工还不知道周五到底要不要打卡。通知不是散文，它的读者只关心三件事：什么时候、要做什么、和我有没有关系。
所以顺序应该是反过来的。第一行给结论，第二段说范围和例外，第三段留联系人和生效时间。
十月的调休通知就是典型。这件事本身不需要行政去解释政策——国务院办公厅《关于 2026 年部分节假日安排的通知》已经把安排公布得很清楚：国庆节 10 月 1 日（周四）至 7 日（周三）放假调休，共 7 天；9 月 20 日（周日）、10 月 10 日（周六）上班，行政要做的，是把这份公开安排翻译成本公司可执行的那一句话。
那为什么同样是转述，有的通知发出去没人再追问，有的通知发完群里刷出二十条问题？
差别通常只在两处：一是有没有把「例外」写出来，二是有没有把「找谁问」写出来。生产岗要不要照常上班、值班表怎么排、远程办公算不算出勤，这些边界如果留白，问题就会全部涌向发通知的人。写清楚边界，等于把自己从群聊里捞出来。
你是公司内部通知起草助手。我给你一件要通知的事和适用人群。
第一步，用一句话写结论，格式为「谁 + 什么时候 + 要做什么」，放在最前面。
第二步，单独一段写范围与例外：哪些岗位不适用、谁需要值班、什么情况算已沟通。
第三步，最后一段写联系人、答复时限与生效时间。
要求：全篇不超过 250 字，不用「经研究决定」这类开头，不复述政策原文，只写本公司怎么办。员工手册：把法条翻译成员工读得懂的句子
第三类文案看起来最正式，出问题也最隐蔽。
《劳动合同法》第四条规定，用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定；并且应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。
这一条里藏着两个容易被跳过的动作：一个是程序，要讨论、要协商；另一个是公示或告知，「把 PDF 往工作群里一发」算不算告知，在真实争议里往往是需要举证的事，所以手册类文案的问题从来不只是写得好不好看。
写法上，一条能读懂的条款通常由三部分组成：编号、一句话义务、一个具体例子。
举一条对照。原始写法是：员工请假须按公司规定履行审批手续，未经批准擅自离岗者按旷工处理。改写后是：第 12 条 请假。请事假需提前 1 个工作日提交申请；突发情况可先电话报备，返岗当天补交流程。两者信息量差不多，后者员工读完知道自己该点哪个按钮。
那几百条条款怎么办，一条条手改吗？
不需要。更好的做法是先把「必须保留的法律义务」和「本公司的具体数值」分开，前者照抄不改，后者只让工具做句子层面的改写，数值一旦交给模型自由发挥，手册就会在你看不见的地方冒出「三天」还是「三个工作日」这类分叉。
你是员工手册改写助手。我给你一段手册原文。
第一步，保持条款编号和其中所有的天数、金额、比例不变，一个数字都不许改。
第二步，把句子改成「一句话义务 + 一个具体例子」的结构，每条不超过 60 字。
第三步，单独列出你无法确定含义的表述，写成「待确认清单」，不要自行解释。
硬性要求：不得新增原文没有的义务，不得删除原文已有的限制条件。三条不能交给 AI 的边界
把起草交出去之后，是不是就省心了？不完全是，有三条线必须留在人这边。
第一条，法定的告知义务是单位的责任。工具可以帮你把六项要素列全，但「列全了没有」和「告知到了没有」，最终仍要有人签字确认。
第二条，涉及钱、假期、考勤的口径，必须有人拍板。模型只会按照你给的口径写，如果口径本身是错的，它只会把错误写得更整齐、更像正式文件。
第三条，生成内容要留痕。《人工智能生成合成内容标识办法》自 2025 年 9 月 1 日起施行，明确人工智能生成合成内容标识包括显式标识和隐式标识，用户使用网络信息内容传播服务发布生成合成内容的，应当主动声明并使用服务提供者提供的标识功能进行标识，对内文件不一定要在标题上打标，但「哪一版是 AI 起草、谁复核过」，值得在版本记录里留一行。
这三条合起来其实是一句话：AI 改变的是起草的起步速度，不改变责任的归属。
一页纸的起草流程
把这套方法落到每天的工作里，需要几个固定动作？把上面三类合到一起，日常能跑起来的流程只有四步。
一，收集。把要写的东西拆成「事实」和「立场」两堆。事实包括岗位职责、日期、金额、适用人群；立场包括口径、措辞、这封信到底想让对方做什么。事实可以直接喂给工具，立场必须先自己想清楚。
二，起草。用同一套提示词结构，把三类文案的骨架固定下来。这一步的目标不是出终稿，是把空白页变成一稿。
三，校验。打开一份固定清单过一遍：法定要写的是否齐、法定不能写的是否清、数值是否全部来自人工确认、有没有把来源不明的传闻式表述写进去。
四，归档。把这次定稿的口径存进一个共享文档。下次遇到同一类通知，先查口径库，再动笔——大部分的重复劳动其实消在这里，而不是消在写得更快上。
回到开头那个上午。周敏最后没有把三件事分开做，她先把三类文案的骨架各拉了一遍，再让工具填第一稿，自己只做两件事：核数字、改口径，三份文件在午饭前都发出去了，真正花时间的是最后那两件事，因为只有那两件，别人替不了。
参考
本文涉及的公开资料与站内相关教程如下。
- 《中华人民共和国劳动合同法》第八条、第十七条，中国政府网公布的现行有效文本，明确了用人单位招用劳动者时的如实告知义务与劳动合同的必备条款，是招聘 JD 必须写什么、必须写到什么程度的直接依据。
- 人力资源社会保障部等九部门《关于进一步规范招聘行为促进妇女就业的通知》，人社部官网可查原文，逐条列出招聘环节不得出现的六类性别歧视行为，是「不能写什么」的清单来源。
- 人力资源社会保障部办公厅《关于规范招聘信息促进平等就业有关事项的通知》（2024 年），进一步把禁止范围扩至性别、民族、年龄及其他与岗位职责适配性无关的限制性条件，写 JD 前建议对照一遍。
- 国务院办公厅《关于 2026 年部分节假日安排的通知》（2025 年 11 月 4 日发布），由新华社受权发布，明确 2026 年国庆节放假调休与前后上班日期，是调休通知的唯一事实来源，公司通知只需转述、无需解释。
- 《人工智能生成合成内容标识办法》，国家互联网信息办公室等四部门 2025 年 3 月发布、2025 年 9 月 1 日起施行，明确显式与隐式两类标识及用户发布时的声明义务，涉及 AI 生成内容的对外文件应据此留痕。
- 站内相关教程：AI 写职场文案：邮件与跨部门沟通话术｜散料变营销文案：同一段素材改成三种写法｜一眼 AI 味？营销文案 3 步自查与去痕。
